ОСОБОВА СПРАВА

23 апреля 2013 - Администратор

Особова справа працівника - це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Порядок ведення особових справ державних службовців регламентовано постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731. А ведення особових справ на комерційних підприємствах не регламентується ніяким документом, тому треба зважати саме на цю постанову.

Одним із основних документів, що регламентує порядок формування особових справ в організаціях, є Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16 (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за N 407/5598). (Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного комітету архівів України від 5 червня 2007 року N 87, від 19 вересня 2008 року N 188)

У пункті 3.2.12. Правил говориться: "В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

Ø     внутрішній опис документів справи;

Ø     заява про прийняття на роботу (контракт);

Ø     направлення або подання;

Ø     особовий листок з обліку кадрів;

Ø     автобіографія;

Ø     документи про освіту (копії);

Ø     витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

Ø     доповнення до особового листка з обліку кадрів;

Ø     довідки та інші документи.

Цей перелік можна доповнити іншими документами:

·        потрібними для підтвердження, наприклад. певних прав та пільг працівника (копії свідоцтв про народження дітей - для надання додаткової відпустки, довідки про надання ідентифікаційного коду і т.п.).

·        примірник договору по повну матеріальну відповідальність (для матеріально-відповідальних осіб);

·        матеріали проведення атестацій;

·        документи про накладення та зняття стягнень;

·        медичні висновки (або їх копії), що видані працівникові при прийомі на роботу, та в процесі трудової діяльності (у випадках, передбачених законодавством) тощо.

·        копія свідоцтва про шлюб (якщо диплом на дівоче прізвище),

·        копія військово-облікового документу (військовий квиток чи тимчасове посвідчення, посвідчення про приписку до призивної дільниці, чи будь-яке інший документ виданий військкоматом.)

·        копія посвідчення водія (для водіїв),

·        потім до особової справи повинні додаватися копії заяв та наказів на всі переведення, якщо посада вимагає, то копія медичної довідки про стан здоров’я, копії документів, що дають право на певні пільги (наприклад посвідчення чорнобильця)

Згідно зі ст. 24 КЗпП при влаштуванні на роботу для укладання трудового договору громадянин - майбутній працівник підприємця повинен представити такі документи:

- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

- трудову книжку (якщо для нього це місце роботи буде основним і він влаштовується на роботу не вперше);

- документ про фахову освіту (спеціальність, кваліфікацію), якщо робота, на яку претендує працівник, вимагає спеціальних знань, У листі Мінпраці від 12.06.2002 р. № 06/2-4/198 зазначається, що документ про освіту, про присвоєння відповідної кваліфікації обов'язково подається, якщо це необхідно для допуску до відповідної роботи (в інших випадках його надання не обов'язково);

- довідку про стан здоров'я (у випадках, передбачених законодавством, наприклад при прийнятті на роботу осіб молодше 21 року; при прийнятті на роботу зі шкідливими й тяжкими умовами праці; на роботу, пов'язану з виробництвом продуктів харчування тощо);

- особову медичну книжку* форми № 1-ОМК (у разі залучення працівника до діяльності, пов'язаної з обслуговуванням населення);

- свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (якщо воно є);

- довідку органу державної податкової служби про присвоєння ідентифікаційного номера (крім осіб, які через релігійні або інші переконання відмовилися одержати ідентифікаційний номер, про що мають відповідну відмітку в паспорті);

- документ військового обліку (для військовозобов'язаних і призовників);

- якщо фізична особа претендує на одержання податкової соціальної пільги, то претендентові на роботу необхідно подати заяву на їі застосування відповідно до Наказу № 461;

- інші документи.

Заяву про прийняття на роботу (незважаючи на те що вона в законодавчих актах не згадується як обов'язковий документ, на практиці використовується для уточнення того, влаштовується фізична особа на основне місце роботи чи на роботу за сумісництвом, тому її подання є бажаним), рекомендації, характеристику;

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки."

Строк зберігання особових справ "ПОСТІЙНО" встановлено для керівників вищих органів державної влади, осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання, керівників організацій загальнодержавного значення, осіб, які мають наукові ступені й вчені звання, а також членів творчих спілок.

Для особових справ всіх інших працівників строк зберігання визначено 75 р.-В, де "В"- вік працівника на момент його звільнення з роботи. (див. статтю 513 в цього Переліку). Особові справи звільнених працівників включаються в опис справ з особового складу (як і особові картки форми П-2).

Якщо працівник влаштовується вперше й на нього ще не заведено трудової книжки, він повинен представити ті ж документи, за винятком трудової книжки. Працедавцеві слід пам'ятати, що згідно зі ст. 25 КЗпП забороняється вимагати від осіб, які влаштовуються на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку, а також документи, надання яких не передбачено законодавством.

Дані цих документів використовуються при заповненні обов'язкових реквізитів трудового договору. До останніх відносяться: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження, паспортні дані та ідентифікаційний код, місце проживання як працівника, так і працедавця. Крім цього, працедавець обов'язково повинен зазначити номер свого свідоцтва про реєстрацію підприємцем, а найманий працівник - надати відомості про своє останнє місце роботи і професію.

 Після звільнення працівника особові справи передаються до архіву підприємства.

Кожна особова справа оформлюється у відповідну обкладинку з зазначенням на ній прізвища працівника, номера справи. При підготовці документів, у тому особових справ, для передавання на архівне зберігання особові справи звільнених працівників формуються в окрему загальну справу (чи окремі справи – залежно від кількості звільнених працівників) за роками, а всередині справ – за алфавітом. Внутрішній опис кожної особової справи залишається при формуванні цієї загальної справи.
Заголовок такої зведеної справи формулюється так:

Особові справи працівників товариства, звільнених у 2008 році.

Або:

Особові справи працівників товариства, звільнених у 2008 році (літери А-К);

Особові справи працівників товариства, звільнених у 2008 році (літери М – Я).

Як відомо, обсяг кожної справи не повинен перевищувати 240 аркушів.