22 марта 2011 - Администратор

ОСОБОВА СПРАВА
Особова справа працівника - це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.
Порядок ведення особових справ державних службовців регламентовано постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731. А ведення особових справ на комерційних підприємствах не регламентується ніяким документом, тому треба зважати саме на цю постанову.
Одним із основних документів, що регламентує порядок формування особових справ в організаціях, є Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16 (Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за N 407/5598). (Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного комітету архівів України від 5 червня 2007 року N 87, від 19 вересня 2008 року N 188)
У пункті 3.2.12. Правил говориться: "В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
? внутрішній опис документів справи;
? заява про прийняття на роботу (контракт);
? направлення або подання;
? особовий листок з обліку кадрів;
? автобіографія;
? документи про освіту (копії);
? витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
? доповнення до особового листка з обліку кадрів;
? довідки та інші документи.
Цей перелік можна доповнити іншими документами:
• потрібними для підтвердження, наприклад. певних прав та пільг працівника (копії свідоцтв про народження дітей - для надання додаткової відпустки, довідки про надання ідентифікаційного коду і т.п.).
• примірник договору по повну матеріальну відповідальність (для матеріально-відповідальних осіб);
• матеріали проведення атестацій;
• документи про накладення та зняття стягнень;
• медичні висновки (або їх копії), що видані працівникові при прийомі на роботу, та в процесі трудової діяльності (у випадках, передбачених законодавством) тощо.
• копія свідоцтва про шлюб (якщо диплом на дівоче прізвище),
• копія військово-облікового документу (військовий квиток чи тимчасове посвідчення, посвідчення про приписку до призивної дільниці, чи будь-яке інший документ виданий військкоматом.)
• копія посвідчення водія (для водіїв),
• потім до особової справи повинні додаватися копії заяв та наказів на всі переведення, якщо посада вимагає, то копія медичної довідки про стан здоров’я, копії документів, що дають право на певні пільги (наприклад посвідчення чорнобильця)


Згідно зі ст. 24 КЗпП при влаштуванні на роботу для укладання трудового договору громадянин - майбутній працівник підприємця повинен представити такі документи:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (якщо для нього це місце роботи буде основним і він влаштовується на роботу не вперше);
- документ про фахову освіту (спеціальність, кваліфікацію), якщо робота, на яку претендує працівник, вимагає спеціальних знань, У листі Мінпраці від 12.06.2002 р. № 06/2-4/198 зазначається, що документ про освіту, про присвоєння відповідної кваліфікації обов'язково подається, якщо це необхідно для допуску до відповідної роботи (в інших випадках його надання не обов'язково);
- довідку про стан здоров'я (у випадках, передбачених законодавством, наприклад при прийнятті на роботу осіб молодше 21 року; при прийнятті на роботу зі шкідливими й тяжкими умовами праці; на роботу, пов'язану з виробництвом продуктів харчування тощо);
- особову медичну книжку* форми № 1-ОМК (у разі залучення працівника до діяльності, пов'язаної з обслуговуванням населення);
- свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (якщо воно є);
- довідку органу державної податкової служби про присвоєння ідентифікаційного номера (крім осіб, які через релігійні або інші переконання відмовилися одержати ідентифікаційний номер, про що мають відповідну відмітку в паспорті);
- документ військового обліку (для військовозобов'язаних і призовників);
- якщо фізична особа претендує на одержання податкової соціальної пільги, то претендентові на роботу необхідно подати заяву на їі застосування відповідно до Наказу № 461;
- інші документи.
Заяву про прийняття на роботу (незважаючи на те що вона в законодавчих актах не згадується як обов'язковий документ, на практиці використовується для уточнення того, влаштовується фізична особа на основне місце роботи чи на роботу за сумісництвом, тому її подання є бажаним), рекомендації, характеристику;
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки."
Строк зберігання особових справ "ПОСТІЙНО" встановлено для керівників вищих органів державної влади, осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання, керівників організацій загальнодержавного значення, осіб, які мають наукові ступені й вчені звання, а також членів творчих спілок.
Для особових справ всіх інших працівників строк зберігання визначено 75 р.-В, де "В"- вік працівника на момент його звільнення з роботи. (див. статтю 513 в цього Переліку). Особові справи звільнених працівників включаються в опис справ з особового складу (як і особові картки форми П-2).
Якщо працівник влаштовується вперше й на нього ще не заведено трудової книжки, він повинен представити ті ж документи, за винятком трудової книжки. Працедавцеві слід пам'ятати, що згідно зі ст. 25 КЗпП забороняється вимагати від осіб, які влаштовуються на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку, а також документи, надання яких не передбачено законодавством.
Дані цих документів використовуються при заповненні обов'язкових реквізитів трудового договору. До останніх відносяться: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження, паспортні дані та ідентифікаційний код, місце проживання як працівника, так і працедавця. Крім цього, працедавець обов'язково повинен зазначити номер свого свідоцтва про реєстрацію підприємцем, а найманий працівник - надати відомості про своє останнє місце роботи і професію.


Після звільнення працівника особові справи передаються до архіву підприємства.
Кожна особова справа оформлюється у відповідну обкладинку з зазначенням на ній прізвища працівника, номера справи. При підготовці документів, у тому особових справ, для передавання на архівне зберігання особові справи звільнених працівників формуються в окрему загальну справу (чи окремі справи – залежно від кількості звільнених працівників) за роками, а всередині справ – за алфавітом. Внутрішній опис кожної особової справи залишається при формуванні цієї загальної справи.
Заголовок такої зведеної справи формулюється так:
Особові справи працівників товариства, звільнених у 2008 році.
Або:
Особові справи працівників товариства, звільнених у 2008 році (літери А-К);
Особові справи працівників товариства, звільнених у 2008 році (літери М – Я).
Як відомо, обсяг кожної справи не повинен перевищувати 240 аркушів.
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р. № 3814–XII підприємства, установи та організації (далі – підприємства), засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів.
Після виконання документів вони групуються у справи. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву підприємства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) зберігаються у відділі кадрів і можуть передаватися до архіву за рішенням керівника.
Експертиза цінності документів
Наступним кроком після формування документів у справи має стати проведення експертизи цінності документів, мета якої – відібрати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передання в архів, визначити документи тимчасового зберігання, вилучити для знищення документи та справи за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Під час експертизи перевіряються також якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Під час експертизи вилучаються документи, що не стосуються справи, тощо..
Експертиза цінності документів проводиться в три етапи:
1. Етап поточної роботи з документами (експертиза здійснюється під час розроблення номенклатури справ кадрової служби, формування документів у справи, перевірки правильності віднесення документів до справ). Це первинна експертиза документів, яку проводять фахівці кадрової служби.
2. Етап підготовки справ до передання в архів. Експертиза проводиться працівниками відділу кадрів і контролюється експертною комісією підприємства.
3. Етап підготовки справ до передання в державний архів. Експертизу проводять працівники державного архіву та члени експертної комісії підприємства.
Щодо останнього етапу слід зазначити, що, згідно з підпунктом 4.2.1 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. № 16, підприємства незалежно від форм власності зобов’язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.
Експертизу цінності документів здійснює експертна комісія підприємства, що діє відповідно до положення про неї, розробленого на підставі Примірного положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Держкомархіву України від 6 травня 2008 р. № 831.
(1 У державному секторі положення про експертну комісію розробляється на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17 грудня 2007 р. № 183.)
Експертна комісія обов’язково має бути створена на підприємстві. На великих підприємствах створюється центральна експертна комісія, яка об’єднує експертні комісії структурних підрозділів. Комісія створюється наказом керівника підприємства. До її складу входять керівники служби діловодства, архіву (або особи, відповідальні за ведення діловодства й архів на підприємстві), окремі працівники структурних підрозділів, а також представники державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких перебуває підприємство.
Основна функція експертної комісії – регулярний відбір і підготовка документації до архівного зберігання. До функцій експертної комісії належать також:
– розгляд проектів номенклатури справ;
– розгляд описів справ постійного зберігання, справ, які підлягають передачі в державний архів;
– розгляд актів на знищення справ, які не підлягають подальшому зберіганню;
– розгляд пропозицій про зміну терміну зберігання окремих категорій документів;
– участь у підготовці та розгляд проектів методичних посібників для роботи з документами й роботи архіву;
– участь у проведенні методичної та консультаційної роботи з працівниками.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого зберігання та акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі описи й акти подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву, після схвалення якою затверджуються керівником підприємства.
Оформлення справ
Після того як ми сформували документи в справи та провели експертизу їх цінності, нам потрібно правильно оформити справи для передання в архів.
Перше, що потрібно зробити, – це пронумерувати листки документів, що входять до справи.
Основні правила нумерації листків справи:
– листки справи нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Забороняється застосування чорнил, пасти, кольорових олівців;
– листки справ, які складаються з кількох томів, нумеруються в кожному томі окремо;
– фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні матеріали, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку;
– листок формату, більшого ніж А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім складається до формату А4;
– листок з наглухо приклеєними документами, наприклад фотографіями, нумерується як один лист;
– листок з підклеєними одним боком документами – нумерується кожний документ окремо;
– у випадку помилок у нумерації використовується перенумерація: старі номера закреслюються однією косою рискою і поряд ставиться новий номер;
– у випадку незначних помилок у справі дозволяється нумерація з літерними символами (1-а, 2-б).
Далі складаємо внутрішній опис документів справи. У відділі кадрів він складається лише для особових справ та документів, заголовок справи яких не повністю розкриває їх зміст. Зверніть увагу, що в архів передаються особові справи тільки звільнених працівників. Особові справи працівників, які працюють, зберігаються у відділі кадрів.
Основні правила складання внутрішнього опису документів справи:
– внутрішній опис складається на окремому листку (листках);
– листки внутрішнього опису нумерують окремо від нумерації листків справи;
– внутрішній опис містить інформацію про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщений кожний документ;
– до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами наводяться кількість документів, внесених в опис, та кількість аркушів внутрішнього опису;
– внутрішній опис підписує особа, яка його склала;
– зміни складу документів справи (внесення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у внутрішньому описі в графі «Примітки» із посиланням на документи, на підставі яких було внесено зміни.
Зразок внутрішнього опису наведено в додатку 1.
Крім того, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується наприкінці справи. У ньому цифрами й літерами зазначають кількість аркушів у справі та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є. У засвідчувальному написі зазначаються особливості нумерації документів справи:
– наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
– номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
– номери аркушів великого формату;
– номери конвертів з укладеннями та кількість аркушів укладень.
Засвідчувальний напис підписує особа, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний документ (наказ, акт тощо).
Якщо обсяг перенумерації аркушів у справі значний, наприкінці справи складається новий засвідчувальний напис. Старий напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
Зразок засвідчувального напису наведено в додатку 2.
Після того як оформлено внутрішній опис, потрібно передати справу на переплетення. Справи тимчасового зберігання можна підшити самостійно, а для переплетення справ постійного і тривалого зберігання доцільніше запросити фахівця.
Основні правила переплетення справ:
– справи постійного і тривалого зберігання та з кадрових питань переплітаються в тверду обкладинку;
– справи тимчасового зберігання підшиваються на чотири проколи суровими нитками;
– скріпки та булавки вилучаються з документів;
– не дозволяється захоплювати текст документа. Якщо текст розташований дуже близько до лівого краю, необхідно наростити корінець папером такої ж якості.
Після того як справа переплетена або підшита, оформлюємо обкладинку.
Основні правила оформлення обкладинки справи:
– обкладинки справ постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань оформлюються за встановленою формою (додаток 3);
– номером справи є номер справи за описом справ;
– на обкладинці проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справи складаються з кількох томів (частин), на кожному з них проставляються крайні дати документів, внесених до справи. При цьому число і рік проставляються арабськими цифрами, місяць пишеться словами;
– перед переданням справи в архів у текст на обкладинці вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту підшитих документів;
– у випадку зміни назви відділу/підприємства вказується нова назва, стара береться в дужки;
– написи на обкладинці робляться чорною пастою або чорнилами;
– на справах постійного зберігання робиться напис: «Зберігати постійно»;
– забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Опис справ
Після того як справи постійного і тривалого зберігання та з кадрових питань сформовані, відповідно оформлені, пройшли експертизу цінності, вони включаються до описів справ.
Опис справ складається перед переданням їх в архів з метою систематизації справ. Під час передання справ в архів на підставі опису перевіряються наявність і стан справ, а потім згідно з описом проводиться пошук справ у сховищі архіву. Таким чином, опис справ є одночасно обліковим документом та довідником.
Опис справ відділу кадрів складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у відділі за методичної допомоги працівників архіву підприємства. Опис підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. Він складається у двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами в архів підприємства, а другий залишається як контрольний примірник у відділі кадрів.
У додатку 4 наведено зразок річного опису справ з кадрових питань.
Основні правила складання опису справ:
– описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ;
– кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
– графи опису заповнюються згідно з даними, які винесені на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання має містити додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;
– графа опису «Примітки» використовується для позначок про особливості фізичного стану справи, передання справ іншим структурним підрозділам або іншому підприємству, наявність копій у справі;
– у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
– справи з кадрових питань вносяться в опис за алфавітом, тематикою, хронологією.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ згідно з описом, першого й останнього номерів справ за описом, а також особливостей нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
На підставі описів справ структурних підрозділів підприємства складають зведений опис справ підприємства.
Передання справ
Як уже зазначалося, в архів підприємства передаються справи постійного, тривалого зберігання та з кадрових питань. Передання справ в архів відбувається тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання передаються в архів за рішенням керівника відділу кадрів за номенклатурою справ.
Передає справи безпосередньо працівник відділу. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву в присутності працівника відділу кадрів, який передає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Працівник архіву, який приймає справи, прискіпливо звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справ, їх відповідність номенклатурі. Якщо він виявить недоліки, працівники відділу кадрів повинні їх усунути.
У кінці кожного опису цифрами і літерами робляться позначки про фактичну кількість справ, переданих до архіву, номери справ, що не були передані, дату прийняття-передання справ, підписи осіб, що здавали та приймали справи. Усі матеріали, як правило, передаються в архів згідно з графіком, який складається та затверджується архівним підрозділом.